ＰＭＳ導入と日常業務との関係
言っても仕方のないことだけど、、、、 暑い！！
４時前に目が覚めてしまった・・・・
これは、暑いというよりは、所定睡眠時間をクリアしたからだけなのだけど、、、
逮捕前の浜幸のツィッター、熱ＸＸＸ、と４熟語、インをふんで書いてあった、という。
拘置所は熱い（暑い）のだろうか？？？ 関係ないか・・・・
運営組織と業務の関係を連続して２回書きつつ、考えたことを整理してみよう。
ＰＭＳ導入は、ホテルの日常業務を変えたことは明らか。
特に、照会系システムは、現場に著しい効用を与え、サービスの質向上に大きく寄与、各種の新アイデアも出た。
前職で、同社にとって最初の全館オンラインシステムを構築。
運用開始５年後、実質的にはシステム再組成となったバージョンアップを実施。
その結果、同システムを導入したホテルでは、手作業を前提とした業務処理マニュアルのかなりの部分が意味のないものになった。
もちろん、ＰＭＳ導入、いきなり全業務をシステム化しないで、段階的に導入する場合も多い。
新規開業ホテルは、導入予定のＰＭＳを織り込んでスタートするため、別の大きな問題はあるも、既存ホテルへの導入とはポイントが異なる。
既存ホテルには、なまじ暗黙知が存在するが故の問題がある。
今回は、既存ホテルへのＰＭＳ導入過程で経験したことをベースに、簡単にまとめてみよう。
現 象
ＰＭＳ担当が中心となり、導入予定セクションの若手（これがポイント）、システム会社、と。３者で体勢を構築。
移行データ類の整理・マスターセットアップ等の導入準備と操作の習熟が中心のスケジュールが組まれる。
導入後、トラブルなしで進む場合もあるが、それでも導入による業務停滞は発生、そのキャッチアップに目がいく。
マニュアル類、ＰＭＳ操作マニュアルが追加されるが、業務処理マニュアルを改訂する動きはほとんどない。
誰もが、これで楽になる、と期待するが、業務チェックは？ といったことに注意がいく人はほとんどいない。
組織責任者も、スムースなＰＭＳ導入、に集中する。
運用安定後、データ入力とそのメリットを受ける組織が同一の場合はよいが、そうでない場合、入力負荷から入力精度にバラツキがでる。
全館導入した場合、ホテル内の随所で、同様の現象が発生する。
ＰＭＳ導入により新レポートが配布されるが、導入後しばらくすると、大部分は即ファイル・・・・
（日常業務の見直しを行っていないため、画面およびレポート、確認ポイントは、新システム導入前と同様、必須項目は限定的。）
ところで、ＰＭＳって？？
一度入力したデータを何回も利用、蓄積、分析、照会、各種シュミレーション、これらを超スピードで処理。
ＰＭＳは、画面デザイン、レポート類、何れも見栄えが良くなった。（業務の本質は変わらない。）
流行ものの『レベニューマネジメント』、ＰＭＳの進化により可能となった業務。
（基本的な考え方は昔からあり、ＰＣ、手作業等で可能な範囲は実施していた。）
外部送客システムとのインターフェイス、これは格段に進化、入力負担は大幅に軽減した。
精算システムも同様。
各種物品の仕入れも、インターネットで公開仕入れが可能になった（これは、ネットとの組み合わせで実現）
外部システムとの親和性が格段に高まり、メリットも大きいが、障害・ウィルス被害等のデメリットも併せ持つ。
ポイント
システムの安定的運用は、入力時点の正確性に拠る
汎用型ＰＭＳは、論理的な入力チェック以外はできない
省力効果は限定的
ＰＭＳ導入による直接的な人員削減は期待できない
単純作業からは解放、思考＆業務精度の向上、が期待効果
システム利用者がメリットを感じないレポート・画面は意味がない
手作業時代に作成されていたレポートと同種のレポートは間違いなく重用
データの２次活用でのレポートならまだ許されるが、活用されないレポートのために入力している人はどうだろう？？
ＰＭＳ導入によるメリットを受けるため、作業から思考へと切り替える教育が必須
業務処理マニュアルおよび運営組織、内部牽制を含めた見直しが必要
作業手順が変わり、伝票チェック時、中間レポート作成時、誰かが気づいた異変がブラックボックスに入ってしまった
各種伝票・レポートは、プリンターが打ち出す、きれいな伝票・レポート、指先の震え、心臓の鼓動がそれらに出てこない。
ＰＭＳ導入は、ＰＭＳ担当、業務処理マニュアル管理者、業務監査担当の３者セットが大原則
まだまだあるが、大きく整理できたと思う。
意識しないミスを排除、不正の芽を事前につみ取る、最低でもこれらを実現できる様、運営組織の見直しができたら良い。
